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          中山市天心軟件有限公司

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                  天心軟件作業流程管理程序
                  天心軟件作業流程管理程序

                  天心軟件作業流程管理程序

                  1 、目的:
                  為了有效的管理好天心8.0+  ERP(天心企業全能管理軟件)系統,有效控制和利用企業資源,做到統一調配,合理利用,達到節約成本的目的。
                  2 、定義:
                  以公司信息部為主導幷由各部門密切配合的天心8.0+系統計算機操作流程運轉方式。
                  3 、權責:
                  管控天心8.0+系統及資源調配,合理利用天心8.0+及處理各部門在操作中出現的問題幷留檔備查。
                  4 、范圍:
                  管理部、業務部、工程部、資材部(生管/物控/采購)、資材部(倉庫)、產線、品管部及財務部等其它天心8.0+操作權限擁有者。
                   
                  5 、作業內容:

                  壹、管理部 (執行人員: 課長/人事/總務)

                  一、人事負責人事數據的錄入,建檔,刷卡機的管理及考勤操作系統的管理。

                  二、對新進員工數據的建立,應秉持實時與詳實之原則,確實將其數據輸入于人事系統之中。
                  三、每日九時之前,由信息部搜集好前一日之刷卡機數據,幷轉入考勤系統中。于十二時之前,人事應進行考勤系統分析。如有異常刷卡狀況,應與該員之主管聯系,了解情況;是屬于差假或是因未嫻熟刷卡機使用方式,致使刷卡異常。幷將異常刷卡狀況于當天內將數據處理完成。如遇假期,應于開始上班當日,將異常刷卡情況搜集完成幷進行了解,至遲于開始上班第二天將假期期間異常刷卡情形處理完畢。
                  四、對于進出員工,如果需更改天心8.0+系統時,需將原“員工履歷表”保留至少一年。
                  五、若需更改天心8.0+人事數據時,需填寫“天心數據變更申請書”,由主管人員同意后,交信息人員更改,幷COPY留底一年備查。
                  六、總務負責公司所有固定資產建文件、管理及數據維護,應求將固定資產數據詳實填寫,幷應及時更新存放位置及負責保管人員之數據。
                  七、固定資產盤點:
                  1、事務用固定資產:每三個月與財務會同進行一次盤點。
                  2、生產用固定資產:每半年與財務會同進行一次盤點。


                   貳、業務部 (執行人員:課長/業務/業務助理)

                  一、業務接單后,需由業務助理將訂單錄入天心8.0+系統,打印明細交由資材部、生管確認交期后,原檔留底備查。

                  二、當業務需取消訂單時,業務助理需填寫“聯絡單”,經業務及業務主管簽核后,通知資材部與生管取消采購單及制令單,幷通知信息人員將該訂單作“受訂退回”處理。更改后,由業助COPY幷交由資材部及信息部等部門留底半年備查。
                  三、若取消訂單,同時需取消制令單及采購單時,應先開取“天心數據變更申請書”,知會資材部生管和采購,列出相關制令單號及采購單號,會同“天心數據變更申請書”一起交由信息部,更改后,由業助COPY幷交由資材部及信息部等部門留底半年備查。
                  四、若客戶取消訂單,業務通知廠內時,需查詢原物料之采購交貨狀況,幷與生管確實溝通:
                  1、材料部分已進,未進廠之部分是否需繼續進料?已進材料是否可與別家客戶共享材料?若不可共享,是否可辦理退料?
                  2、若原物料已完全進廠,是否可辦理退料?是否可與其它客戶或其它訂單共享材料?
                  3、制令單已發,進入生產狀態,是否應繼續生產制成品入庫?或應取消制令,將原物料退庫?
                  4、原物料已生產完成,成品已入庫,是否有其它訂單之生產式樣、型體為通用,可將該成品挪入其它訂單出貨?
                  五、業助在取消訂單后,如果未取消制令單和采購單,由產線生產為成品入庫;客戶在后續訂單有此成品時,業助在下單時,應在受訂明細中注明“有訂單取消,請查詢”, 幷通知生管該筆變更,以便產線生產排程安排。物控在分析此單時,可不分析制令單和采購單。
                  六、業助在下訂單之前,若有計劃備料單生產,業助應注明“有計劃備料單生產,請查詢”, 幷通知生管該筆變更,以便產線生產排程安排。物控在分析此單時,也可不分析制令單和采購單。
                  七、業務需訂價或更改訂價時,業助需填寫“天心數據變更申請書”,經副總以上人員確認后,幷附由總經理確認的報價單,交信息部更改,更改后由業助COPY幷交由各相關部門留底半年備查。
                  八、業務員開發之新客戶,由業務助理填寫「聯絡單」,寫明客戶名稱、地址、聯絡人、電話、傳真及結帳方式等,幷提供客戶名片,由業務主管確認后,交信息人員KEY IN 天心8.0+系統之基礎數據。

                   

                   參、工程部 (執行人員:課長/工程師/咨詢采購)

                  一、業務接樣后,由工程課工程師繪制相關工程圖幷制作該樣的BOM表,BOM表由工程部、業務部、資材部及產線會簽,經副總確認后交文管鍵入天心8.0+系統。

                  二、BOM表由信息人員核對后,文管COPY交由工程部、業務部、資材部、產線及品管部等部門留底一年備查。
                  三、在實際操作中,若客戶變更成品BOM表物料時,工程部需填寫“工程變更申請書”,由工程部、業務部、資材部、產線及品管部等部門會簽,幷由副總以上人員核準后,交信息人員變更BOM表。變更后,由工程人員COPY后交交由工程部、業務部、資材部、產線、品管部及信息部等部門留底備查;否則信息人員不得變更。
                  四、工程領取樣品物料時,需填寫“樣品領料單” ,由副總經理以上人員核準后,倉庫文員鍵入 天心8.0+系統的“非生產領料” ,幷將領料單號標明在領料單上,以便留底備查。
                  五、BOM表物料成本變更,由咨詢采購知會工程部工程師,重新核算后,填寫「聯絡單」,附上修改后之BOM窗體價,由副總以上人員簽核后,交由信息人員修改。
                  六、咨詢采購向供貨商尋樣時,需填寫“尋樣單”,由課長確認后,FAX給供貨商,幷留底備查。
                  七、尋樣之樣品,經工程人員檢驗測試后,若符合生產之需要,可發“樣品承認書”然后由咨詢采購和供貨商商談單價,單價確認后,填寫《各協力廠商材料單價定價表》,由副總以上人員核準后,交信息人員寫入天心8.0+系統幷通知資材物控,以便在分析訂單時避免采購單價有誤,資詢采購將《各協力廠商材料單價定價表》留底備查。
                  八、若供貨商對本司所采購之物料有變動時,由資詢采購填寫《各協力廠商材料單價變動單》,由副總以上人員核準后,交信息人員寫入天心8.0+系統幷通知資材物控,以便在分析訂單時避免采購單價有誤,資詢采購將《各協力廠商材料單價變動表》留底備查。
                  九、資詢采購需建立新的供貨商數據時,請提供貨商聯絡人名片及供貨商基礎數據、交易方式等給信息人員,由信息人員寫入天心8.0+系統。


                   肆、資材部-生管/采購/物控(執行人員:課長/生管/采購/物控)

                  生管作業流程是資材部一個重要的部分,它是聯接業務和產線之間的一條紐帶.生管生產排程在天心8.0+中是一個重要的工作,是保證產線接單生產與準時交貨,不出現混亂的關鍵。一、當生管接到業務部訂單時,確認后,應實時交于物控進行分析,當該訂單需要備品或之前有計劃單時,應該知會物控,以免在物料分析時,少分析或多分析材料,造成物料不足或積壓。同時應將排定之生產排程輸入系統,以利查詢。
                  二、生管人員應每日搜集統計產線之產能狀況,最遲于次日十時前輸入系統之中(如遇連續假日,應于開始上班次日十時前輸入完成)。如有急單須調整排程,應由業務主管簽核后,方可調整。幷將排程調整情況確實于調整當日輸入系統。
                  三、物控在進行分析時,要根據生管確認后的受訂明細表進行分析,要特別注意受訂明細表中,業務是否有注明曾有訂單取消,先前材料是否有入庫或發制令生產為成品或半成品。在分析過程中,若成品或半成品有庫存時,應知會生管,確認是否分析。
                  四、物控在進行物料需求分析時,若有托外加單時,應該同時做出托外加工單,幷交于主管人員,進行托外加工。
                  五、物控訂單分析完成后,將“請購明細表”和“制令單明細表”分別交于采購和生管.采購根據物控提供的“請購明細表”更改包裝數量幷打印出采購單,經副總以上人員核準后,將采購單FAX給供貨商;生管則根據物控提供的“制令單明細表”打印出制令單,分發給相關產線進行生產。
                  六、物控分析訂單后應知會生管,由生管進行“材料需求分析”,根據庫存物料和實際需求,制定出相應的“缺料表”,知會采購,由采購摧促供貨商實時交貨;如果庫存物料可以滿足該訂單需求,則生管制訂“主生產排程”。
                  七、主生產排程制訂后,生管人員要根據產線所有機臺的實際生產能力進行細能力分析,制定“細能力需求計劃”,然后制定出“請制單”,通知產線按“制令單”進行生產。
                  八、產線接到生產通知后,按“生產領料通知單”進行領料,完成制令要求,在生產過程中,由生管監管產線物料的使用情況,如需挪用物料,通知生管,由生管進行合理調配,否則生產過程中出現任何違返運行規則的問題,由產線自行負責。
                  九、為了滿足產線的生產需求,若需要更改采購單時,物控要填寫“天心數據變更申請書”,經副總以上人員核準后,交信息部變更幷寫明“退回單號”及新的“采購單號”,物控COPY一份交信息人員留底半年備查。
                  十、產線制程不良、工程變更、分析過程中BOM未展開而導致未采購或分析過程中少下單等這些情況導致需要補單的,由生管核定后,需填寫“天心數據變更申請書”,由各相關部門會簽,經副總以上人員核準后, 交信息部變更幷寫明“采購單號”,物控COPY后交與生管及信息人員留底半年備查。
                  十一、物控在分析訂單時,若有新料號未定價的,請先知會工程部咨詢采購,咨詢采購定價后,經總經理核準后,交信息課寫入天心系統。
                  十二、采購在打印采購單時,發現定價有問題時,應向咨詢采購確認,然后知會信息人員,再采取相應的措施;同時,采購在下定單時,若不需購買某些物料,請填寫“天心資料變更申請書”,由副總以上人員核準后交信息人員做采購退回,幷COPY交資材部及信息部等部門留底備查。
                  十三、過期之制令,最多保存三個月,生管應于到期前通知信息課將制令結案,否則信息課有權于制令過期后進行結案。如有特殊狀況需將制令保存超過三個月者,需填寫“聯絡單”,由資材部、業務部及產線等部門會簽,經副總以上人員核準后, 交信息部存查。


                   伍、資材部-倉庫 (執行人員:主管/倉管/文員)

                  倉庫作業流程是資材課一個重要的部分,它是聯接采購和產線之間的一條紐帶.倉庫作業流程在天心8.0+中是一個重要的工作,是保證天心8.0+數據庫不出現混亂的關鍵。

                  一、供貨商送物料時會填寫一份送貨單和一份旭駿物料驗收單,由收料員將單據和實物核對無誤后交倉庫文員。
                  二、倉庫文員接單后,將驗收單上的采購單號、物料名稱及數量和天心8.0+里的采購未交反應數據進行查對無誤后交IQC進行進貨檢驗;如果出現超交短交現象,作暫收處理,直到供貨商補驗收單方可入帳。
                  三、IQC在驗收時,合格物料由倉庫文員入帳,幷在驗收單上寫明“進貨單號”,交倉庫、資材部、財務部及品管部等部門留底備查。
                  四、產線領取物料時必須持有制令單,否則倉庫文員不可打印“生產領料單”,若領料單未有生產科長確認,發料員也可不給發料。
                  五、當產線領取物料不良時,應實時通知相關品管,經確認后,開取“異常單”,幷由產線實時將物料退回倉庫,由倉庫文員打印“生產退料單”,交倉庫、資材部、財務部及品管部等部門留底半年備查。
                  六、若產線線制程發現不良品,經IQC確認后,由倉管直接退回供貨商。(退貨單一式五份,廠商需簽收,回執應交業務、生管、采購與財務。)
                  七、產線因制程不良等因素需補領材料時,應開取“補料單”或“非生產領料單”,由副總以上人員確認后,倉庫文員方可入帳,幷由發料員發料,否則不予入帳,發料;文員將”補料單號”或“非生產領料單號”寫在該單據上,幷交倉庫、資材部、財務部等部門留底半年備查。
                  八、產線入庫時,首先將“成品入庫單”及成品交成品倉,幷由成品倉倉管員點收無誤后,將“成品入庫單”交于FQC檢收,驗收合格品方可進入天心8.0+系統;否則,退回產線重工,直到未有不良品方可進入天心8.0+系統;幷將“成品繳庫”單號寫在“入庫單”上,以便留底一年備查。
                  九、成品入庫后,生管按當日排程進行出貨,由倉庫文員打印“出貨單”及填寫“客戶進料驗收單”;未經FQC驗收及未入庫成品,倉庫文員不可予打印“出貨單”。
                  十、成品出貨時,應由生管與業務確認,經FQC檢驗合格之成品方可進行出貨。倉庫文員打印之出貨單為一式五份,送貨員送交客戶時應請客戶簽收,幷于交貨次日將回執聯繳回。其中回執聯應繳交業務、財務、報關各一份。如遇客戶要求保留三聯時,應繳給報關之回執聯可以復印件替代。
                  十一、成品“銷貨退回”時,需由客戶填寫“退貨單”或者業務通知退貨幷填寫退貨聯絡單,經成品倉倉管點收幷由QC驗收后,倉庫文員可根據情況直接退回訂單或退入“報廢倉”,幷打印“銷貨退回”單交業務、生管、品管與財務,留底兩年備查。
                  十二、盤點:由倉庫文員在每月25日晚打印“盤點表”,然后由倉庫員,對物料進行盤點,若在盤點中有盤盈或盤虧者,倉庫主管將查明原因,幷填寫“天心數據變更申請書”,經財務及副總經理以上人員核準后,交信息部作數據變更;變更后,由倉庫主管COPY幷交財務及倉庫等部門留底一年備查。

                   陸、產線 (執行人員:課長/線長/線助/物料員)

                  產線作業是整個天心8.0+系統的一個關鍵,天心8.0+的運作自始至終都是為產線服務的,因此,產線在作業時就注意如下幾個環節:

                  一、產線接到生管的制令單后,首先要查看是否在主生產排程之類,如果在排程之類,必須及時到倉庫領取物料;物料員在領取物料時,必須攜帶制令單;否則,倉庫文員將不予打印“生產領料單”;倉管按照“生產領料單”發料后,物料員必須當面確認,幷在“生產領料單”上簽核,同時將“生產領料單”底聯留底備查。
                  二、當產線因有特急制令需要挪用其它制令物料時,需按照“先退后領”的原則,也就是先將其它制令的物料假退回倉庫,然后再用特急制令將物料領出;否則,可能導致物料領用混亂,以致于物控在分析后續訂單時,不能分析或者少分析出所需之物料。
                  三、產線在生產過程中,若發現來料不良,需經IPQC確認后,開出“退料單”,將不良之物料退回倉庫,經倉管確認后由倉庫文員寫入天心8.0+系統幷在“退料單”上注明“生產退料單”單號,產線將“退料單”留底備查。
                  四、產線由于制程不良,需要補料的,需開出“補料單”,由副總以上人員確認后,交物控采購所需之物料;然后由倉庫文員寫入天心8.0+系統“生產補料單”幷注明單號,同時,不良率不得超出千分之三,否則超出部門由產線自行負責;產線將“補料單”留底備查。
                  五、產線領取取輔料時,需開出“領料單”幷附有輔料采購申請單,否則倉庫文員不予入帳,倉管也不得發出物料;入帳后注明“非生產領料”單號后,產線保留底聯備查。
                  六、物料員將物料領到產線后,按每條產線的所需,分發到各條產線,由線長或線助安排生產。
                  七、成品入庫時,物料員需填寫“成品入庫單”,由課長或線長確認后,連同成品交成品倉倉管,成品倉倉管簽核后,交FQC進行質檢,FQC在檢驗中發現在不良,經IPQC確認后,退回產線重工,重工合格后,交倉庫文員入帳幷在“成品入庫單”注明“繳庫單”單號,產線將“入庫單”留底備查。
                  八、產線將所保留之“生產領料單”、“生產退料單”、“生產補料單”及“成品入庫單”等底聯,于每周六下班前交信息部,由信息部核查幷保留三個月。

                   柒、品管部 (執行人員:主管/IQC/IPQC/FQC/文員)

                  一、物料經倉管點收物料后,連同“進料驗收單”一同交IQC,由IQC根據“送貨單”和“進料驗收單”按“采購單”將其錄入天心8.0+的“入庫單”。

                  二、入庫后,IQC將對入庫的物料進行一般性的檢驗,幷將檢驗結果錄入天心8.0+“進貨驗收單”,幷在單內注明“合格量”、 “不合格量”及“處理意見”;對于需要特殊檢驗的物料,可以根據品保部制定的“檢驗標準”來操作,同樣檢驗完成后要注明“合格量”、 “不合格量”及“處理意見”。
                  三、檢驗后由IQC在“進料驗收單”上注明“進貨驗收單”號、連同合格品一起交倉庫,倉庫文員根據“進貨驗收單”號轉為“進貨單”;對于不合格品,由IQC轉為“退貨單”,幷打印出“退貨單”,連同不合格品一起退回倉庫,然后退回供貨商。(退貨單一式五份,廠商需簽收,回執應交業務、生管、采購與財務。)
                  四、若產線制程發現不良品,經IQC確認后,由倉管直接退回供貨商。(退貨單一式五份,廠商需簽收,回執應交業務、生管、采購與財務。)
                  五、IQC每周根椐“檢驗單”進行統計,打印統計表,判定供貨商是否合格
                  六、產線成品經成品倉倉管確認后,連同“成品入庫單”交FQC,由FQC根據“成品入庫單”按“制令單”、“托工單”或“生產通知單”將其錄入天心8.0+“入庫單”。
                  七、入庫后,FQC將對入庫的成品進行一般性的檢驗,幷將檢驗結果錄入天心8.0+“進貨驗收單”,幷在單內注明“合格量”、 “不合格量”及“處理意見”;對于需要特殊檢驗的成品,可以根據品保課制定的“檢驗標準”來操作,同樣檢驗完成后要注明“合格量”、 “不合格量”及“處理意見”。
                  八、檢驗后由FQC在“成品入庫單”上注明“入庫單”號、連同合格品一起交倉庫,倉庫文員根據“入庫單”號轉為“繳庫單”或“托工繳庫單”;對于不合格品,由FQC通知IPQC,經IPQC確認后,退回產線返工或者轉為“托工驗收退回單”,幷打印出“托工驗收退回單”,連同不合格品一起退回倉庫,然后退回托工廠商進行返工。
                  九、成品出貨時,FQC必須蓋“PASS”章,幷打印“檢驗數據記錄單”,以便留底備查。


                   捌、財務部  (執行人員:主管/會計/文員)

                  一、財務部門是公司相對獨立幷比較專業化的部門, 其天心8.0+系統的各項工作由其自已完成 ,但是其工作權限仍由信息人員來控制。

                  二、所有工資計算,人員調薪之工作,由財務部門負責。

                  6、相關資料

                  7、附件

                  、《天心數據變更申請書》、《檔制訂/修改/廢止申請書》和《聯絡單》

                  、《各協力廠商材料單價定價表》、《各協力廠商材料單價變動表》

                   天心軟件作業流程管理程序就到此,還有疑問的話可以直接咨詢右邊的咨詢框或者撥打我們的熱線:0760-86112339 /13528102656

                   
                   
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